SAP ERP Financials: General Ledger
agosto 19th, 2009
SAP ERP Financials è un programma gestionale (Enterprise Resource Planning) creato e progettato per fornire alle imprese un efficace sistema informativo di gestione finanziaria in grado di interconnettere ed integrare i principali processi e cicli aziendali (con la condivisione dei dati e delle informazioni).
I tre pilastri fondamentali del software sono il Financial Accounting, il Treasury e il Controlling. Tali macro-aree sono declinabili a loro volta in vari sotto menu quali i General Ledger, Receivables and Payables, Taxation, Bank Accounting, Capitalization of Investments, Travel Management, Payroll Accounting, Consolidation (General Ledger Accounting), Overhead Cost Controlling, Project Accounting, Product Costing, Profitability Analysis (Controlling), Financial Planning, Collection, Cash and Liquidity Management (Treasury).
Il General Ledger (GL) costituisce l’ossatura di qualsiasi sistema contabile. Esso registra l’impatto finanziario di tutte le transazioni d’affari dell’impresa, fornisce le informazioni necessarie per la predisposizione dei financial statement e contribuisce in modo significativo a “tenere traccia e preservare” le informazioni di cui si ha bisogno per le attività di audit interne o esterne. Le informazioni ricavate dal GL consentono di elaborare i vari report destinati al management o a fini previsti dalla legge. L’integrazione di tutte le aree operational fa sì che i dati inseriti nei subledger dagli utenti (Accounts Payable, Accounts Receivables, Bank Accounts, Financial Assets, Human Resources, Fixed Assets, Materials) confluiscano automaticamente e in tempo reale nei conti di riconciliazione del GL determinando il tal modo un controllo contestuale automatizzato.
L’estrema duttilità che caratterizza il nuovo ERP si manifesta sotto molteplici aspetti, tra i quali, la presenza di alcune funzionalità che consentono la tenuta di contabilità parallele per l’adozione di principi contabili differenti, oppure, per l’imputazione automatica a centri di profitto (Profit Center Accounting PCA), reporting per segmenti o aree, contabilità per costi di vendita. Altra importante funzione è quella che permette lo splitting dei documenti finanziari sulla base dei criteri di imputazione desiderati e una molteplicità di report standard da poter selezionare all’interno del programma stesso (customizzabili), un Engine Accrual che permette di automatizzare le imputazioni dei valori di competenza dell’esercizio e lo strumento del Closing Cockpit per l’automatismo delle operazioni di chiusura contabile e la possibilità di avere un quadro globale dello stato di tutte le attività di chiusura nelle diverse aree della società.
In sede d’implementazione si parte innanzitutto con la scelta del “come” rappresentare la struttura societaria al fine di adattare il sistema informativo alla morfologia del gruppo, composto spesso da diverse compagnie e unità operative. Le decisioni in questa fase non vanno prese sottogamba, in quanto, la correttezza o meno della configurazione prescelta impatterà considerevolmente sul rendimento e l’efficacia dell’ERP in futuro. SAP ERP Financials include, in ogni caso, un’ampia gamma di possibilità di scelta tra le diverse unità organizzative in modo tale da “mappare” la struttura della corporate nel miglior modo possibile a livello di financial accounting, company code, company, business area, centri di profitto, aree funzionali e segmenti.
L’unità organizzativa più importante è rappresentata dal company code. Le transazioni finanziarie rilevanti ai fini del financial accounting sono inserite, registrate e valutate sempre a livello di company code. La “rule of thumb” (regola del pollice tradotto letteralmente, ossia la regola generica di buonsenso) stabilisce che in genere per ogni entity (compagnia) in capo alla quale si vogliono produrre financial statements per il reporting a fini fiscali e di compliance normativa (ad es. balance sheet e income statement) occorre creare un company code separato. La configurazione del company code è necessaria anche se la società si compone di una sola compagnia. E’ possibilie, inoltre, utilizzare la funzione “unit organizational company” per raggruppare più company code insieme in modo da creare la premessa per il consolidato del gruppo selezionato.
Dopo aver configurato le unità organizzative che rappresentano la struttura della corporate, seguono altri step fondamentali da seguire per consentire al sistema informativo di poter funzionare correttamente. Occorre dapprima settare il fiscal year (l’anno fiscale) che può coincidere o meno con quello solare, oppure, avere inizio e fine in mesi diversi (pur essendo composto da 12 mesi). E’ possibile anche configurare un diverso numero di mesi componenti l’anno. Tali scelte vincoleranno il sistema sull’attribuzione dei conti di bilancio ai differenti periodi di competenza sulla base delle date di posting.
Si passa quindi all’impostazione del leading ledger, vale a dire, del general ledger principale (almeno un general ledger deve essere necessariamente configurato). Se necessario, si possono configurare general ledgers paralleli (detti non-leading ledger) con caratteristiche differenti in termini di principi contabili (IAS vs. US GAAP), valute o anni fiscali.
Impostata la currency per ogni general ledger (con cambi aggiornabili anche automaticamente) si selezionano le chart of account tra i molteplici template forniti dal programma e si impostano i document splitting per la produzione dei balance financial statement (bilanci) a livelli più bassi della conpany code nella gerarchia organizzativa preconfigurata.
Alcune funzionalità interessanti sono poi quella del negative posting che consente di correggere errori senza aumentare il numero delle transazioni di debito e credito (mediante il posting dei valori di rettifica direttamente all’interno degli stessi conti originari) e il recurring entries che permette di schedulare registrazioni ricorrenti sempre uguali e con scadenze determinate.
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